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やるべきことがどんどん片付く!ToDoリストの作り方

Date:2019.01.08

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やるべきことがどんどん片付く!ToDoリストの作り方|Ichifukuen
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仕事をしていてやるべきことが増えてくると「一体何から手をつけよう!?」「やり忘れたことはないかな!?」と慌ててしまいがちです。

とりあえず目の前にある仕事からやみくもに手をつけていると、効率良く仕事をこなせないばかりか、大切な業務をうっかり忘れてしまうこともあるかもしれません。

「働き方改革」と言われる中、やらなきゃいけないことはできるだけスマートにこなして、時間を有効活用したいですよね。

そこで今回はやるべきことがきちんと片付く「ToDoリスト」の作り方をご紹介します!

タスク管理は時間管理にも影響します。効率よく仕事をこなせるデキる女性を目指しましょう!


ToDoリストの作り方!行動しやすいように具体的に書く

「忘れないように書いておこう」というのは単なるメモ。ToDoリストは「備忘」のためだけでなく、膨大なタスクを効率良くこなしていくためのリストです。

そのために大切なのは「やるべきことをどう書くか」です。

タスクをひとつひとつ、確実に完了していくためのToDoリストの作り方をみていきましょう。

具体的な言葉で流れを意識して書く

例えば仕事中のタスクを「報告書に手を付ける」「~のプロジェクトを進める」と書くとします。しかし、これでは具体的にどんな行動が必要なのかがまったくわかりませんよね。タスクに向き合うたびに頭を使うことになり、作業の流れが何度も中断してしまいます。

ToDoリストを作るときはどんなアクションが必要なのか、具体的にリストアップしていくことがポイントです。

以下に良い例、悪い例をあげてみます。

【例1】
(悪い例)「報告書を書く」
(良い例)「内容を確認→流れをメモ(箇条書き)→報告書をまとめる→Aさんに承認をもらう」

【例2】
(悪い例)「会議の準備」
(良い例)「Bさんと相談して会議の日程を決める、会議室を予約、チーム内にメール連絡、会議の資料を作る(営業成績をまとめる、データ分析、パワーポイント作成)」

【例3】
(悪い例)「C社のプロジェクトを進める」
(良い例)「Dさんに企画案を説明する、修正があれば〇時までに行う/修正がなければC社の担当者に連絡をし打ち合わせ日程を決める」

いかがでしょうか。どんなアクションをすれば良いかが明確なので効率良くタスクをこなせるような気がしませんか?

また、上記の良い例のように流れも意識して書くことで何のために必要なタスクなのかが明確になります

  • ToDoリストを見直すとき
  • 優先順位を決めるとき

などの判断材料になるでしょう。

見込みの所要時間と期限を書いておく

タスクをリストアップしたら、「5分」「30分」「1時間」というように、見込みでいいので所要時間を書いておきましょう

どのタスクにどのくらいの時間がかかるのかを明確にしておくことで、以下のようなメリットがあります。

「時間内でやろう」という気持ちになる
タスクを片付けるときに時間の意識があるとないとでは大違いです。見込み時間内でなるべく終わらせよう、という気持ちになるので、無駄なことを考えず効率良く行動できるようになります。
ToDoリストが適正か確認できる
例えば、制限時間3時間のToDoリストを作ったとき、見込みの所要時間の合計が3時間を超えていたら、それはそもそもToDoリストやスケジュールに無理があるということです。最初からできないプランを立てるのはストレスのもと。逆算してみてタイムオーバーしてしまう場合はタスクを1件後ろ倒しにするなどして調整しましょう。
時間を有効活用できる
「3分」「5分」など短時間で済むタスクなら、ちょっとした隙間時間に対応できます。時間の有効活用になるうえに、タスクをひとつ減らせる達成感も味わえるので一石二鳥です。

優先順位をつける

ひとつのタスクを終わるたびに「次はどれをやろうかな」と考えているのは非効率的です。

タスクを効率良くこなしていくために「何からやるべきか」「何なら後回しで良いのか」を考えて優先順位をつけましょう

  • 期限…いつまでに終わらせないといけないのか
  • 見込み時間…どのくらいの時間がかかるのか

を材料にして考えてみてください。「今日、ひとつだけ終わらせるとしたら?」「絶対に終わらせるべきことは?」という問いを繰り返すのもおすすめです。

優先順位が決まったらタスクの横に「1」「2」「3」というように番号を振っておきましょう。

無駄な項目を省く!なんでもかんでもリストアップしないこと

自分では「やるべきこと」をリストアップしているつもりかもしれません。しかし、「あれもこれもやらなきゃ…」と頭がいっぱいになっていると、意外と「重要性」「緊急性」がそれほど高くない項目まで混ざっている場合があります

なんでもかんでもタスクとしてリストに並べてしまうと、「やることがこんなにある…」と始める前からうんざりした気持ちになってしまいます。タスクに取り掛かる前から気分が落ちこんでしまうのは避けたいもの。

ToDoリストはできるだけポジティブな気持ちで取り掛かれるように作りましょう

そのためにも無駄な項目、不要な項目はできるだけ入れないことが大切です。以下のような項目がないかどうかチェックしてみましょう。

先送りができること
急ぎでないもの、締め切りがないもの、「時間に余裕があったらやりたいな」ということは省きましょう。これらは「今、絶対にやるべきこと」ではありません。
ボリュームが大きすぎること
終わるのに何時間、何日もかかってしまうタスクもリストアップしないようにしましょう。手をつけるのも億劫になってしまうようなことは「終わらないタスク」としていつまでもリストに残ってしまいやすく、やる気が削がれる原因になります。

ToDoリストには本当にやるべきことだけをリストアップしましょう。

終わったら印をつけてモチベーションアップ!達成感を得る

完了したタスクは削除せずに終わったことが一目でわかるように印をつけましょう

  • チェックを入れる
  • 線を引く
  • 「済」マークを入れる

など分かりやすく印をつけるのも良いですし、Webサービスなら「完了」「進行中」「未着手」とジャンル分けするのも良いでしょう。

やるべきタスクがひとつひとつ消えていくのを見ると達成感が得られます。「こんなにできた!」と自信もつくでしょう。ひとつひとつ、タスクをクリアして行っている実感が沸くので自然とモチベーションもあがります

手書き派?アプリ派?自分に合ったToDoリストを作る

タスク管理のツールや方法はたくさんあります。どんな選び方をすれば自分に最適なToDoリストが作れるのでしょうか?

自分に合ったツールを選ぶ

タスク管理をするツールは、

  • 紙とペンで書くアナログな方法
  • スマホのアプリ、パソコンのWebサービスなどのデジタルな方法

などいろいろありますが、結論から言うと自分に合った方法で行うのがベストです。

何かと手で物を書くのが好きならタスク管理用のメモ帳を用意する、スケジュール管理も連絡手段のメインもスマホならスマホのアプリを使う…というように自分がやりやすい方法を選べばOK!

また、仕事のタスク管理は仕事用のパソコンのカレンダー機能、プライベートは手書きというようにジャンルでツールを変えるのも良いでしょう。

ただし、同ジャンルで複数のツールを使うのは混乱しやすいので避けましょう

例えば、同じ手書きでも

  • 手帳
  • メモ帳
  • 紙の切れはし
  • 紙の裏面

などいろいろなところに書くのはやめましょう。「こっちには書いたのにこっちには書いていない」というズレが生じると混乱のもと。また、タスクの見直しや、チェックするたびに複数のツールを取り出すのも面倒です。

ひとつのジャンルでひとつのツール、というように統一しましょう。

表でタスク管理をする方法

手書き派におすすめしたいのが表でタスク管理をする方法です。

【やり方】
髪を1枚用意して4等分に折ります。折り目に線を引いたら、以下のルールに従って4つのスペースにタスクを書き込んでいきましょう。

【ルール】

  • 縦:「重要度」上に行くほど重要
  • 横:「緊急度」左に行くほど緊急

というようにレベルに合わせてタスクを記入していきましょう。

表でタスク管理する方法のやり方

すると、4つのスペースは以下のように分類されます。

  • A:重要かつ緊急
  • B:緊急だが重要ではない
  • C:重要だが緊急ではない
  • D:重要でも緊急でもない

表ができたらあとはA→B→C→Dの順でタスクに取り掛かるだけです。

図にすることでタスクが一目で理解でき、さらに優先順位も把握しやすくなります。また、すべてのタスクを書き込めるのでうっかり忘れも防げます。

ToDoリストで気持ちにゆとりを!忙しいときでも慌てない

どんな仕事にも忙しい時期はあるもの。また、仕事でなく、家庭の中やプライベートでもやることが盛りだくさんになって混乱することもあるでしょう。

そんなとき、慌てて対応してしまうのは間違いのもと。

「急がば回れ」まずは一呼吸おいてタスクを見つめてみましょう。ToDoリストを作っていくうちに「これは急ぎ」「これは後回し」と徐々に頭が整理されてタスクのひとつひとつに落ち着いて向き合えるようになるはずです。

ToDoリストを使いこなして気持ちにゆとりをもって仕事に取り組みたいものですね!

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ライター:宮瀬 美嘉

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